인수인계 없이 업무를 떠맡았을 때(그래도 길은 있다)

 

인수인계 없이 업무를 떠맡았을 때, 어떻게 해야 덜 고생할까?

 

업무를 넘겨받을 때 가장 좋은 상황은 전임자가 친절하게 모든 걸 설명해 주고, 깔끔한 문서를 남겨준 경우입니다.
하지만 현실에서는? 그런 꿈같은 상황은 드뭅니다.

"이거 다 말씀 안 드렸나요?"
"그건 제가 알아서 했던 거라 따로 정리한 게 없는데요…"
"저도 정확히는 모르겠는데, 그냥 그렇게 하는 거예요."

이런 답변을 듣게 된다면?
이미 제대로 된 인수인계는 물 건너간 상황이죠.

혹은 더 최악의 경우, 전임자가 갑자기 퇴사해서 아무것도 남겨놓지 않고 떠난 경우도 있을 수 있습니다.
그렇다면 인수인계 없이 업무를 떠맡게 된 상황에서 어떻게 해야 할까요?

패닉에 빠져 허우적대는 대신, 효율적으로 적응하는 방법을 알려드릴게요.

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1. "이건 대체 뭔 일이야?" 냉정하게 업무 범위부터 파악하기

제대로 된 인수인계 없이 업무를 맡게 되면,
처음엔 "이게 무슨 일이야?" 싶은 혼란스러운 기분이 들 수 있습니다.
하지만 당황해봤자 해결되는 건 없습니다.

가장 먼저 해야 할 일은 내가 맡아야 할 업무의 범위를 명확히 정리하는 것입니다.

이전 담당자가 무슨 일을 했는지, 어떤 업무가 남아 있는지부터 체크해야 합니다.
가능하면 팀장이나 동료들에게 물어보면서 현재 어떤 업무들이 진행 중인지 리스트업하는 것이 중요합니다.

특히 이런 것들을 확인하세요.

• 내가 당장 해야 할 업무는 무엇인지
• 어떤 주요 프로젝트나 일정이 진행 중인지
• 반복적으로 해야 하는 업무가 있는지
• 내가 담당해야 할 협업 부서나 담당자는 누구인지

이렇게 하면 최소한 업무 전체를 파악하는 데 필요한 기초 정보는 확보할 수 있습니다.

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2. "혹시 이 자료 있나요?" 남아 있는 흔적을 최대한 찾아보기

전임자가 떠나면서 아무것도 남기지 않았다고 해도,
어딘가에는 단서가 남아 있을 가능성이 높습니다.

우선, 회사 내부의 공유 드라이브나 시스템에서 이전 담당자가 남긴 자료를 찾아보세요.
혹시나 하는 마음으로 이메일, 메신저 기록, 문서 저장소 등을 살펴보면 업무의 힌트가 될 만한 것들이 나올 수도 있습니다.

이 과정에서 유용한 정보가 있다면 바로 정리해 두세요.
없더라도 "이 업무에 대한 자료는 전혀 없다"는 사실 자체도 중요한 정보가 됩니다.

그리고 회사 내부에 있는 문서가 아니라도,
이전 담당자와 함께 일했던 동료들이 업무 방식에 대해 알고 있을 수도 있습니다.
팀원들에게 "이 업무는 주로 어떻게 진행됐나요?" 하고 물어보면서 업무 흐름을 정리해 나가는 것이 중요합니다.

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3. "이거 어떻게 하는 거였죠?" 적극적으로 질문하고 기록하기

업무를 새로 맡았을 때 가장 큰 실수 중 하나는,
"모르겠지만 그냥 내가 알아서 해봐야겠다" 하고 혼자 끙끙대는 것입니다.

모르면 과감하게 질문하세요.

특히 다음과 같은 질문을 던지면 큰 도움이 됩니다.

• "이전 담당자는 이 업무를 어떻게 진행했나요?"
• "이 업무에서 가장 중요한 점이 뭔가요?"
• "문제가 생기면 누구에게 도움을 요청해야 하나요?"

그리고 질문을 한 뒤에는 반드시 기록을 남기세요.
오늘 들은 내용을 내일 또 묻게 되면, 신뢰를 잃을 수도 있습니다.
자신만의 업무 매뉴얼을 만들면서 하나씩 배워 나가는 과정이 필요합니다.

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4. "내 방식대로 정리해도 될까요?" 새로운 업무 시스템 구축하기

전임자가 남긴 자료가 부족하거나, 업무 방식이 제대로 정리되어 있지 않다면
오히려 이것이 기회가 될 수도 있습니다.

아무런 체계 없이 진행되던 일을 내 방식대로 정리해서 더 효율적으로 만들 기회죠.

예를 들어,

• 기존에는 엑셀 파일이 여기저기 흩어져 있었다면 하나로 정리한다.
• 업무 프로세스가 불분명했다면 체크리스트나 매뉴얼을 만든다.
• 중요 일정이 구두로만 전달됐었다면 공유 캘린더를 활용한다.

이렇게 내가 더 효율적으로 일할 수 있도록 시스템을 개선하는 것도 좋은 방법입니다.
어차피 새로 맡은 업무라면, 더 편하고 체계적으로 만들 수 있도록 바꿔보는 것도 나쁘지 않습니다.

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5. "완벽할 필요 없다" 시행착오를 감수하고 실행하면서 익히기

처음부터 모든 걸 완벽하게 이해하고 시작하려 하면,
오히려 업무가 더디게 진행될 수 있습니다.

어느 정도 기본적인 정보가 정리되었다면,
일단 직접 해보면서 배우는 것이 가장 빠릅니다.

물론 시행착오는 있을 수 있습니다.
하지만 작은 실수는 오히려 빨리 배우는 계기가 될 수도 있죠.

그리고 모르는 것이 생기면,
"이런 부분이 부족해서 이런 문제가 생겼다" 하고 파악한 뒤,
해결책을 찾아가면서 내 것으로 만들어 가는 과정이 중요합니다.

"제가 이 업무를 처음 맡아서 아직 배워가는 중인데, 이렇게 진행해도 될까요?"
이렇게 말하면 동료들도 더 적극적으로 도와줄 가능성이 높습니다.

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인수인계가 없어도 길은 있습니다

제대로 된 인수인계 없이 업무를 떠맡게 되면 처음엔 당황스럽고 부담스러울 수 있습니다.
하지만 업무 범위를 파악하고, 자료를 최대한 찾아보고, 적극적으로 질문하며, 내 방식대로 정리하고, 직접 실행하면서 배워 나간다면
점점 더 자신감을 가질 수 있습니다.

처음에는 막막할 수 있지만,
이 과정을 통해 오히려 업무를 더 체계적으로 정리하는 기회가 될 수도 있습니다.
조금씩 익숙해지다 보면, 어느 순간 "이제 이 업무를 제일 잘 아는 사람은 바로 '나'다!"는 느낌이 드실 거예요.

그러니 지금 당장은 답답하고 어려워도,
하나씩 해결해 나가면 결국엔 잘해낼 수 있습니다!
너무 걱정하지 마시고, 차근차근 적응해 나가 보시기를 응원합니다!