직장 생활을 하다 보면 언젠가는 내가 떠나야 할 순간이 찾아옵니다.
퇴사를 하거나, 부서를 이동하거나, 업무가 변경될 때 가장 중요한 것이 바로 인수인계인데요.
"어차피 떠나는 건데 대충 넘겨줘도 되지 않을까?" 하는 생각이 들 수도 있지만,
인수인계를 잘해야 마지막까지 좋은 인상을 남길 수 있고, 조직도 혼란 없이 운영될 수 있습니다.
게다가, 세상은 좁습니다.
잘 정리된 인수인계를 남기면 이후 다른 곳에서 다시 만날 기회가 생길 때도 좋은 평가를 받을 확률이 높아집니다.
그렇다면 깔끔하고 매끄럽게 인수인계를 하는 방법에는 어떤 것이 있을까요?
퇴사 후에도 뒷말 없이 떠날 수 있는, 그리고 후임자도 고생하지 않는 인수인계 비법을 알려드리겠습니다.
"나 없이도 돌아가게" 만드는 것이 핵심입니다
인수인계를 할 때 가장 중요한 것은 "내가 없어도 이 업무가 원활하게 돌아갈 수 있도록 만드는 것"입니다.
이를 위해서는 업무 자료를 정리하고, 실무적인 팁을 공유하고, 주요 관계자들과 연결해 주는 것이 필요합니다.
만약 아무런 정리 없이 떠나버리면 남은 사람들이 불필요한 혼란을 겪게 되고, 업무 공백이 생길 수 있습니다.
그러니 내가 아닌 다른 사람이 이 업무를 맡아도 문제없이 진행될 수 있도록 돕는 것을 목표로 삼으셔야 합니다.
"이거 어디 있어요?"라는 말이 나오지 않도록! 자료 정리는 필수입니다
가장 흔한 인수인계 실수 중 하나는 "자료가 흩어져 있어서 어디에 뭐가 있는지 모른다."는 점입니다.
파일이 여기저기 흩어져 있거나, 내 머릿속에만 있는 정보들이 있다면
후임자는 업무를 파악하는 데 몇 배의 시간을 더 써야 할지도 모릅니다.
이를 방지하려면 업무 관련 자료들을 체계적으로 정리해 놓는 것이 중요합니다.
특히 이런 부분을 신경 써 주세요.
- 공용 드라이브나 공유 폴더에 업무 파일을 정리해 두기
(내 개인 PC에 저장해둔 파일이 있다면 반드시 옮겨 놓아야 합니다.) - 주요 업무의 매뉴얼이나 가이드 문서를 작성해 두기
(반복되는 업무라면 기본적인 프로세스를 문서화해 두면 후임자가 훨씬 쉽게 적응할 수 있습니다.) - 이전 보고서, 진행 중인 프로젝트 자료 등을 깔끔하게 정리해서 넘겨주기
인수인계 후에 "이 자료 어디 있나요?"라는 연락이 오지 않도록
내가 아니라도 찾을 수 있도록 정리하는 것이 핵심입니다.
"후임자가 뭘 모르는지" 모를 수도 있습니다. 질문할 시간을 주세요
인수인계를 할 때 많은 분들이 "이걸 설명하면 충분하겠지?"라고 생각하는데요.
문제는 후임자가 무엇을 모르는지도 모르는 상태일 가능성이 높다는 점입니다.
따라서 단순히 "이거 이렇게 하면 됩니다." 하고 설명하는 것만으로는 부족할 수 있습니다.
인수인계를 받을 사람이 충분히 질문할 시간을 가질 수 있도록 배려하는 것이 중요합니다.
가능하면 인수인계 기간 동안 후임자가 직접 업무를 해보면서 실전에서 질문할 기회를 갖게 하세요.
업무를 하다가 모르는 점이 나와야 질문이 나오고, 그때 해결해야 더 잘 기억할 수 있습니다.
그리고 후임자가 질문을 하면 너무 당연한 것을 묻는다고 생각하지 말고 친절하게 답변해 주세요.
본인은 익숙한 일이지만, 처음 하는 사람에게는 생소할 수 있으니까요.
"누가 도와줄 수 있는지" 연결해 주세요
업무는 혼자 하는 것이 아닙니다.
후임자가 갑자기 모든 걸 혼자 해결하려 하면 당연히 어려움이 생기겠죠.
그래서 인수인계를 할 때는 "이 업무를 할 때 어떤 사람들과 협업해야 하는지" 알려주는 것도 매우 중요합니다.
특히, 이런 것들을 신경 써 주세요.
- 자주 협업해야 하는 부서나 담당자를 소개해 주기
- 주요 클라이언트나 협력업체 담당자의 연락처 및 업무 스타일 공유하기
- "이런 문제가 생기면 누구에게 물어보면 된다"는 정보 정리해 주기
단순히 문서만 넘겨주는 것이 아니라, 누가 어떤 역할을 하는지 후임자가 빠르게 적응할 수 있도록 돕는 것도 중요한 인수인계의 일부입니다.
"너무 친절하게 가르쳐주지 마세요?" 후임자의 자율성도 존중해야 합니다
이건 조금 의외일 수 있는데요.
너무 세세하게 하나하나 가르쳐 주려다 보면 오히려 후임자가 스스로 고민하고 익힐 기회를 빼앗게 될 수도 있습니다.
어떤 분들은 "저는 이렇게 해야 한다고 생각하는데요!" 하면서
본인이 해왔던 방식만을 강조하는 경우가 있는데,
사실 업무를 처리하는 방법은 한 가지가 아닙니다.
그래서 인수인계를 할 때는 핵심 프로세스와 중요한 원칙만 명확히 전달하고,
세부적인 부분은 후임자가 자기만의 방식대로 익히고 발전시킬 수 있도록 여지를 남겨두는 것이 좋습니다.
"이렇게 하면 편할 수도 있는데, 본인 스타일에 맞게 해보셔도 됩니다!"
이런 식으로 유연성을 주는 게 더 좋을 수도 있습니다.
깔끔하게 마무리하고 떠나기! 마지막까지 좋은 인상을 남기세요
떠날 때 "이제 끝났다!" 하고 손 털고 가버리면 뒷사람은 정말 곤란합니다.
마지막으로 이런 것들을 점검해 주세요.
- 인수인계 문서가 깔끔하게 정리되었는지
- 모든 계정, 로그인 정보 등 필요한 접근 권한이 다 넘겨졌는지
- 혹시 추가로 물어볼 일이 생기면 누구에게 문의하면 되는지 안내되었는지
이렇게 마무리를 잘해 두면 후임자는 당황하지 않고 업무를 이어갈 수 있고,
나도 퇴사 후 불필요한 연락을 받을 가능성이 줄어듭니다.
마지막까지 깔끔하게 정리하는 모습은 좋은 인상을 남길 수 있는 기회이기도 하니까요!
떠난 후에도 뿌듯할 수 있도록, 제대로 인수인계를 마무리하세요
인수인계를 잘하는 것은 그저 예의의 문제가 아니라, 나 자신에게도 좋은 일입니다.
마지막까지 책임감 있게 업무를 넘긴다면, 퇴사 후에도 뒷말 없이 좋은 평판을 남길 수 있고
훗날 다시 만날 수도 있는 동료들에게 신뢰를 줄 수도 있습니다.
그리고 무엇보다, 내가 떠난 후에도 내 업무가 원활하게 돌아간다면 참 뿌듯하지 않을까요?
인수인계는 "어차피 떠나는 거니까"라고 대충 해서는 안 됩니다.
차분하게, 그리고 체계적으로 준비해서 마지막까지 멋지게 마무리하고 떠나 보세요!
앞으로 가시는 길에도 좋은 일만 가득하시길 바랍니다.
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